¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de empresa?
Uno de los mayores problemas a los que te puedes enfrentar cuando diriges una empresa es no tener las facturas en el momento en que la Agencia Tributaria y Hacienda te pidan cuentas. Este descuido puede llevarte a sanciones de seria envergadura.
¿Cuál es la solución? Muy sencillo: debes conservar de forma ordenada todas las facturas de tu empresa, manteniendo un orden para que, en caso de inspección, no te lleves ningún susto.
¿Qué facturas debo conservar?
La siguiente pregunta que te puede surgir es si debes guardar facturas de todo tipo. La respuesta es que sí. Según la Ley General Tributaria, “deberán conservarse con su contenido original, ordenadamente y durante el plazo que establece la Ley General Tributaria los siguientes documentos”:
- Las facturas que tu empresa ha recibido
- La copias o matrices de las facturas emitidas por tu empresa
- Los justificantes de pagos y cobros, además de la información y documentación remitida a terceros
- Los justificantes de los gastos, inversiones o compras que tu empresa haya realizado
Todos estos documentos se deben conservar, ya sea en papel o en cualquier formato electrónico, y deben ser legibles y accesibles por parte de la Administración.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
Cuando tienes una empresa, es esencial saber cuánto tiempo hay que guardar las facturas para no tener problemas con la Administración. No importa si eres autónomo o tienes una sociedad mercantil. Tu responsabilidad es guardar y archivar todas las facturas de tu empresa.
Debes tener en cuenta que las facturas son la justificación del dinero que entra y sale de tu empresa, y pueden ser una prueba clave en cualquier juicio. Veremos cuántos años debes conservar las facturas teniendo en cuenta distintos criterios:
Criterio Tributario
Según el artículo 29.2, letra e de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, la Agencia Tributaria sostiene que todos los empresarios deben conservar todas las facturas y justificantes durante al menos cuatro años, que es el plazo de prescripción de los impuestos. Si Hacienda decide inspeccionar tu empresa, podrá pedirte las facturas de hasta cuatro años atrás.
Criterio mercantil
En el artículo 30 del Real Decreto de 22 de agosto de 1885 por el que se publica el código de comercio fija en seis años el tiempo de conservación de facturas, documentación y justificantes que tengan relación con tu empresa. Estos seis años se empiezan a contabilizar desde el último asiento que se ha realizado en los libros o desde el cese del negocio. El criterio mercantil de seis años también se aplica a los impuestos, a pesar de que, como has visto en el punto anterior, éstos prescriben a los 4 años.
Criterio penal
Desde el punto de vista de lo penal, la recomendación de cuánto tiempo se deben guardar las facturas es de 10 años. Debes tener en cuenta que las facturas y documentación de tu empresa pueden ser utilizadas como pruebas clave en un juicio. Por lo tanto, la conservación y organización de estos documentos te pueden evitar problemas serios.
Criterio del IVA
Ya hemos dicho que los impuestos prescriben en un plazo de 4 años, por lo que este será el tiempo recomendado para guardar las facturas según el criterio del Impuesto de Valor Añadido. Ahora bien, la ley tiene algunas particularidades, ya que obliga a los empresarios a conservar las facturas de inversión provenientes de bienes muebles durante 4 años, y las que proceden de bienes inmuebles, durante un periodo de 9 años.
¿De qué manera guardo las facturas?
Ha quedado claro que todas las facturas, justificantes y documentación de tu empresa se deben guardar como mínimo 4 años. Ahora bien, ¿cómo conservar todos esos documentos? Es más sencillo de lo que crees. La Administración ofrece dos opciones válidas: puedes conservar la documentación en papel o en formato digital. En el caso del papel, deberás conservar las facturas originales, por lo tanto, ni las copias escaneadas ni las impresas se consideran válidas.
Lo más recomendable es digitalizar todas las facturas. De esta manera, podrás tenerlas a un solo clic en la nube y recurrir a ellas siempre que lo necesites, desde cualquier lugar.
¿Te echamos una mano?
Sabemos que la organización de facturas y demás documentos puede ser algo tedioso, y más cuando, como empresario, tienes miles de cosas en la cabeza. Por eso desde Tecnimática, queremos ayudarte a gestionar tu empresa para que no tengas que preocuparte por la organización de tus documentos. Contacta con nosotros y cuéntanos lo que necesitas. Te escuchamos.