Para una empresa que maneje productos perecederos o de consumo al público es imprescindible manejar de modo eficaz toda la problemática de lotes y caducidad con un software de trazabilidad que en todo momento nos indique la procedencia y distribución de los productos ya que es una auténtica necesidad mantener el orden y conocer con exactitud el estado de estos. Hoy en día las empresas requieren de la influencia de ciertas herramientas que facilitan de forma considerable el control de los diversos procesos por lo que pasa un artículo para su distribución y venta ya que estos son totalmente obligatorios y en caso de incumplimiento acarrean fuertes multas. Las empresas del sector alimentario (entre otras) suelen ser las principales interesadas en obtener información sobre los softwares de trazabilidad. Asimismo, en la actualidad estos sistemas han venido innovando para ofrecer la oportunidad de obtener funciones especializadas y con más detalles. Es por ello que en este post queremos contarte diversos puntos importantes sobre qué es la trazabilidad para empresas y cómo implementar el software de trazabilidad para tu negocio. No olvides que, apostar por los programas de gestión empresarial pueden ayudarte a alcanzar el siguiente nivel con respecto a tu negocio.

¿Qué es la trazabilidad? ¿Cómo influye en una empresa?

Conocer qué es la trazabilidad de una manera mucho más práctica es posible valorando las siguientes palabras; “rastreo del producto”. Cabe destacar que todo lo que engloba a este término es de gran importancia para las empresas que manejen productos perecederos debido a su tipo de comercialización. Es necesario conocer en qué fase se encuentra un producto o un lote de productos de forma previa a llegar a su destino. Esto no solo pone en contexto a la empresa con respecto a la distribución de mercancía y a la completación de ventas. De esta manera, es importante que sepas que la trazabilidad para empresas en la actualidad es un requisito para el sector alimentario y de distribución de productos perecederos al menos en lo que respecta a legislaciones de carácter sanitario. No obstante, son muchos los beneficios que se pueden aprovechar dado que esto ofrece una visión global de proceso de comercialización. Por otro lado, implementar software de trazabilidad es una buena alternativa para industrias dedicadas a diversos sectores tal y como venimos relatando en este post.

¿Cuál es la importancia de implementar software trazabilidad en una empresa?

Una empresa requiere del compromiso y el cumplimiento objetivo de las funciones de un amplio grupo de personas y en lo que respecta a la trazabilidad no podía ser menos. Es por ello que implementar sistemas y programas de gestión de empresas puede ser una buena alternativa para aumentar la productividad. En el caso particular sobre implementar un software de trazabilidad, hay un factor que es muy beneficioso. Se trata de la reducción de costes y la identificación de errores en procesos relacionados con la producción empresarial. Ten en cuenta que tener estas ventajas te ayudará a valorar el estado de tu negocio y a tener una visión más clara al momento de tomar decisiones. La información que puedes manejar incluye algunos aspectos de producción como el control de inventarios, fechas de entrada, envasado y vencimiento. Por lo cual, facilitarás este tipo de tareas a tus empleados y ahorrarás dinero en mano de obra para el registro por parte de múltiples operarios. Sin embargo, quizás lo más importante es el aseguramiento de la calidad de cada producto y el buen estado de este en todo momento que pase por la cadena de distribución. Sabrás desde un principio a fin donde y como se encuentra ese artículo desde la materia prima que ingresa hasta cada lote que sale de tu empresa directo hasta el consumidor final. Por lo tanto, tendrás el control de todo el proceso y la capacidad de certificar lo que vendes como un producto de primera. Además, si llegase a ocurrir un problema sería posible identificar exactamente su origen y comprobar los lotes afectados para su rápida retirada del mercado. Todo esto de forma selectiva y con el fin de eliminar responsabilidades.

¿Qué necesita tu empresa para implementar software trazabilidad?

Los requisitos para implementar software trazabilidad no tienen por qué representar un gran gasto para tu empresa. Todo dependerá fundamentalmente de las características de tu proceso de producción y entre ellas unos detalles de los cuales tendrás que lograr obtener información:

• Una identificación adecuada del producto, la cual se logra habitualmente a través de un código de barras único. Incluso podrías emplear este mismo código para identificar un grupo en específico como un lote.
• Cada característica del producto también debe ser incluida en su identificación, en particular su materia prima (con datos de entrada a la empresa), fechas de relevancia (fabricación, consumo y caducidad) y finalmente su procedencia y destino.
• La trazabilidad dependerá de la posibilidad de obtener información comercial importante, incluyendo la de los procesos de compra/venta y los controles que se realizan dentro de las instalaciones de tu empresa.

La identificación respectiva la puedes obtener directamente al implementar un software de trazabilidad, pero necesitarás medios para recopilar la información, manejar los registros y además cumplir con cualquier medida exigida por las leyes locales y nacionales. Al principio, todos estos requisitos pueden parecen un poco complicados, mejor es contar con algo de ayuda profesional y es ahí donde entra Tecnimática para asesorarte en todo lo necesario.

Implementar software trazabilidad con Tecnimática

Somos una empresa con que comenzó su andadura en 1986, a lo largo de estos años nos hemos dedicado a ofrecer soluciones para distintos tipos de empresas y problemáticas aportando soluciones eficaces y dando un valor añadido sólido y fiable. En particular, nuestro módulo de lotes y trazabilidad que nos ocupa en este post le permitirá cumplir con todas las funciones mencionadas y con muchas otras que para no extendernos demasiado no nombraremos. No se trata de un lujo, es una necesidad controlar todos estos procesos descritos no solo para el buen funcionamiento de la empresa sino además para evitar cuantiosas multas y sanciones. Así que, si necesitas más información o asesoría profesional ponte en contacto con nosotros, nuestro gran equipo de profesionales estará encantado de poder ayudarte.

Es de gran importancia tener cuidado con la gestión empresarial y los procesos legislativos en torno a las empresas y entre ellos se encuentra el sistema de información inmediata. Por ello, hemos creado este post con la intención de darte instrucciones actualizadas con respecto al SII o sistema de información inmediata ya que este entró en vigencia hace ya un tiempo. Intentaremos ser lo más claros y directos posibles para una mayor comprensión.

¿Qué es el SII?

Es normal preguntarse qué es el sistema de información inmediata, en este sentido debes saber que es una gestión de IVA. Se trata de un proceso para las empresas que cumplan con las características para la declaración de dicho impuesto. Cabe destacar que el SII fue implementado en julio del año 2017, pero la información fue compartida con anterioridad. Uno de los beneficios con respecto a la gestión del SII es que ha dado paso a herramientas innovadoras que facilitan este tipo de procesos. De esta manera, es mucho más práctico emitir los datos correspondientes para completar esta necesidad empresarial.

¿Con qué objetivo fue puesto en marcha?

Siempre que surgen nuevas políticas empresariales o son solicitados requisitos nuevos, es normal preguntarnos cuál es el objetivo. En el sentido del sistema de información inmediata debes saber que fue implementado como una medida para combatir el fraude fiscal. Sin embargo, es un proceso diseñado para ciertos tipos de entidades comerciales, como empresas de gran número de gestiones anuales. Asimismo, el SII tiene como objetivo proveer un abanico de información más amplio a los contribuyentes en el momento de hacer este tipo de gestiones.

¿Quiénes deben gestionar el sistema de información inmediata?

Es normal preguntarse; ¿todos deben tramitar el sistema de información inmediata? La verdad es que por el momento no todos los tipos de empresas tienen que realizar dicho procedimiento y en la actualidad la atañe a aquellas que tengan una facturación anual igual o superior a los 6 millones de euros.

¿Qué es el SII (Sistema de información inmediata) y cómo se gestiona?

Por supuesto, esto se relaciona con corporaciones y empresas de gran influencia comercial que facturan IVA de forma mensual. La información inmediata también corresponde a las empresas que estén registradas en el REDEME (Régimen de Devolución Mensual). Así como también, las que estén inscritas bajo el  “grupo de entidades”.

¿Cómo funciona el SII exactamente?

La Agencia Tributaria es la encargada de coordinar los detalles del sistema de información inmediata, de esta manera, la gestión funciona adquiriendo los datos de las facturas de diversos tipos emitidas por la empresa. Por ejemplo, facturas expedidas, recibidas y demás operaciones registradas. El objetivo que tiene el suministro información inmediata es el de solicitar información detallada sobre las gestiones empresariales a nivel comercial. Todo esto es coordinado bajo un plazo de tiempo en el que se puede concretar el proceso. Asimismo, el SII ha dejado a disposición diversas herramientas digitales que facilitan el proceso. Y que además, permiten al contribuyente obtener una valoración con respecto a las gestiones que ha venido desarrollando. Un claro ejemplo, es la calculadora de plazos que da una información específica con respecto a la estipulación de tiempo para el registro de las respectivas facturas.

Datos para los registros de facturación a la AEAT

Si bien antes se registraban las facturas emitidas y recibidas en un libro de registro pautado para ello, en la actualidad la implementación obligatoria es con respecto al sistema de información inmediata de agencia tributaria. Por ello, aquellas empresas que estén en la obligación de cumplir con dicha gestión suelen preguntarse qué datos deben emitir, debes saber que, todo el proceso es coordinado de forma electrónica en el portal estipulado por la AEAT. Para la gestión de SII se deben enviar los siguientes datos:

1. Registro de actividades intracomunitarias con actualización de fechas.
2. Libro de registro de facturas (tanto las recibidas como las emitidas).
3. Registro actualizado y en vigencia de los bienes de inversión.

¿Cómo se gestiona el SII correctamente?

Lo primero que hay que tomar en cuenta como empresa contribuyente son los diversos modelos tributarios. Pues, cada entidad suele estar relacionada con un tipo específico, toda esta información es facilitada por la AEAT. De esta manera, todo el proceso es realizado de manera digital o electrónica. Se trata de un proceso que se ha venido automatizando con el paso del tiempo. Sin embargo, para que la gestión de los datos para el SII sea válida hay que contar con los diversos registros que muestran la información comercial de una empresa. En la actualidad, hay diversos gestores que facilitan la comprensión de este tema o que ofrecen el servicio de hacer la gestión para aquellos que no comprendan en qué se basa el sistema o que carezcan de tiempo para encargarse de hacer el proceso bajo los acuerdos de tiempo.

¿Tienes alguna duda? ¡Tenemos soluciones!

¿Ya sabes en qué se basa el sistema de información inmediata? Si eres una empresa apta para validar como contribuyente para el SII es vital que te pongas al día con el proceso. Pues, esto permite a los negocios mantener una postura y estatus legal con respecto a sus gestiones comerciales. Por ello, te recomendamos mantenerte bien informado sobre el sistema SII para comprobar si no hay innovaciones al respecto. En este sentido debes saber que puedes ahorrar mucho de tu tiempo y de tus ingresos si realizas el proceso según lo estipulado por la entidad competente. No olvides que si tienes dudas con respecto a este tema puedes ponerte en contacto con nosotros, estaremos encantados de poder ayudarte.