Guía | Mejora el proceso de compras de una empresa con un ERP
Una gestión eficiente de las compras dentro de un negocio es fundamental para que una compañía vaya bien. Esta estrategia garantiza el suministro de productos y servicios necesarios para mantener el flujo de trabajo y, mientras se reducen los costes y se logra mantener la calidad de los productos ofrecidos.
Para conseguir esto, un sistema de gestión empresarial (ERP) desempeña un papel fundamental, debido a que nos permite automatizar diversas tareas y proporcionar herramientas sólidas para la toma de decisiones.
¿Cómo un ERP puede beneficiar el proceso de compras de una empresa?
Un buen ERP puede aportar un gran valor para una compañía. Estos son algunos de los beneficios de apostar por esta herramienta de cara a mejorar el proceso y gestión de las compras en una empresa:
1- Automatización de la gestión de compras
Utilizar un ERP empresarial permite automatizar varios aspectos de la gestión de compras. Por ejemplo, gestionar desde el ordenador tareas manuales y repetitivas como la gestión de pedidos, la solicitud de precios a proveedores y la actualización del inventario, entre otros. Son tareas que ya no tienen por qué hacerse a mano.
Ojo, porque la automatización no solo reduce los errores humanos, sino que también mejora los tiempos de respuesta y la precisión de los datos, lo que facilita la toma de decisiones. Es todo ventajas desde el momento en el que la compañía inicia el negocio, porque facilita las cosas desde abajo y hace que sea más fácil creer.
2- Mejor análisis de proveedores
Los proveedores, en el caso de tenerlos, desempeñan un papel crucial en la gestión de compras. En esos casos donde son una parte fundamental de las compañías, es esencial evaluar su desempeño de manera exhaustiva.
Un ERP permite recopilar información detallada sobre cada proveedor, incluida la calidad de los productos entregados, el cumplimiento de los plazos de entrega y los precios ofrecidos. Esta información ayuda a identificar a los proveedores de mayor confianza y con los que sí merece la pena seguir trabajando.
Recopilar y registrar toda esta información a mano podría ser una tarea impensable que no harías nunca, precisamente por falta de tiempo. Sin embargo, es algo que se puede realizar de forma automática con un ERP, con lo cual las posibilidades son infinitas.
3- Optimización del inventario
La gestión de inventarios es una parte integral de la gestión de compras, sobre todo cuando se tiene una cantidad de productos elevada y hay mucha fluctuación de stock.
Un ERP permite realizar un seguimiento preciso de los niveles de inventario, analizar la demanda de los productos y establecer márgenes de stocks mínimos y máximos para evitar roturas de inventario y excesos de productos. Es decir, va más allá, lo que ayuda a aumentar la rentabilidad del negocio.
Además, permite generar automáticamente órdenes de compra de reaprovisionamiento, lo que contribuye a una gestión más eficiente de los costes de almacenamiento. Son tareas indispensables en un negocio y que hacer a mano, sin un ERP, podrían ser directamente imposibles de gestionar.
4- Comunicación entre departamentos
Un software ERP también hace posible la comunicación en tiempo real entre todos los departamentos y secciones de una empresa. La comunicación siempre es fundamental y clave para todo, principalmente porque mejora la coordinación entre los departamentos, evita la duplicación de procesos y permite el acceso a datos más completos para así tomar decisiones informadas.
También facilita la comunicación con proveedores externos al permitir un seguimiento más efectivo de pedidos y la gestión de retrasos.
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Como puedes ver por todos sus beneficios, un software ERP ofrece importantes beneficios para la gestión de compras en una empresa. Es totalmente imprescindible en los tiempos que corren, porque facilita, agiliza y automatiza las tareas.
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