Facturación electrónica
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¿Qúe implica la Factura Electrónica?
La Factura Electrónica, en esencia, conserva la validez legal de una factura convencional, respaldando la entrega de bienes o la prestación de servicios. Este tipo de factura se genera y recibe en formato electrónico, siendo una opción legal alternativa a la factura en papel, siempre y cuando exista el consentimiento del destinatario.
Normativa Reguladora
La normativa legal que rige tanto las facturas en general como las electrónicas en particular se establece en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Este reglamento aborda aspectos fundamentales como la obligación de emitir facturas, los tipos de facturas, la expedición por terceros, el contenido de la factura, los requisitos de legibilidad, autenticidad e integridad, y otros elementos específicos de la factura electrónica.
Garantías de Legibilidad y Autenticidad
Tal y como establece el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, las facturas deben garantizar legibilidad, autenticidad e integridad.
La factura debe ser clara y fácil de leer, de forma que la información que contiene sea comprensible. También debe garantizarse que la factura proviene de la entidad o persona autorizada para emitirla, lo que supone verificar la identidad del emisor. Por último, debe garantizarse que el contenido de la factura no se ha alterado o modificado desde su emisión original.
Para garantizar el cumplimiento de estos requisitos, se puede utilizar un software de facturación electrónica. Con ayuda de este software te aseguras de crear facturas claras y legibles, pudiendo garantizar su integridad y autenticidad con una firma electrónica avanzada o EDI.
Tipos de Facturas Electrónicas
Es crucial diferenciar dos categorías principales de facturas electrónicas: aquellas con formato estructurado y las que poseen un formato no estructurado. Las primeras, con datos organizados, permiten un tratamiento automatizado, mientras que las segundas, basadas en imágenes, requieren intervención manual para su procesamiento.
Facturas en formato estructurado
Las facturas en formato estructurado son aquellas que contienen datos y pueden ser generadas y procesadas automáticamente por sistemas informáticos. Estos formatos utilizan lenguajes como XML (por ejemplo, Facturae) o EDIFACT.
Facturas en formato no estructurado
Las facturas en formato no estructurado se componen principalmente de una imagen, lo que implica que su integración con los sistemas informáticos requiere de una intervención manual o de un proceso como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Por ejemplo, como las facturas escaneadas en papel o los PDF.
Ventajas significativas
La factura electrónica ofrece beneficios específicos que incluyen la agilización de los ciclos de tramitación, la reducción de errores humanos, la eliminación de costes de impresión y envío postal, un acceso más rápido a las facturas almacenadas, y la optimización de la gestión empresarial. Además, contribuye a la preservación del medio ambiente al reducir el consumo de papel y transporte.
Un beneficio importante de la factura electrónica es que ayuda a agilizar los procesos de facturación y cobro, lo que contribuye a prevenir el fraude. Con su implementación, las empresas y los autónomos se auguran de cobrar en plazo, por eso es un paso clave y necesario.
Retos y Consideraciones
A pesar de sus numerosas ventajas, la adopción de la factura electrónica enfrenta desafíos, especialmente en la aceptación por parte de las Pequeñas y Medianas Empresas (PYME), la sociedad en general, y su implementación en las Administraciones públicas. La interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica también es esencial para su uso efectivo en las interacciones comerciales a nivel nacional e internacional.
¿Qué plazos tienen los autónomos y empresas para utilizar la factura electrónica?
El plazo para implementar la factura electrónica de forma obligatoria varía según el volumen de facturación de las empresas.
Las empresas que facturen más de 8 millones de euros tendrán 1 año desde la entrada en vigor del reglamento específico de la factura electrónica para aplicarla en todas sus operaciones comerciales. Se espera que este reglamento sea aprobado a finales de 2023 o principios de 2024, lo que significa que estas empresas tendrán hasta finales de 2024 o principios de 2025 para implementar la facturación electrónica.
Por otro lado, las empresas y autónomos con una facturación anual menor a los 8 millones de euros dispondrán de 3 años después de la entrada en vigor del reglamento para comenzar a emitir facturas electrónicas y para informar en tiempo real sobre el estado de sus facturas a los proveedores o la Agencia Tributaria.
En el caso de los autónomos, la obligación de informar sobre el estado de la factura electrónica se aplicará en algún momento entre finales de 2026 y principios de 2027. Esto afectará a todos los autónomos que reciban facturas electrónicas y deberán proporcionar información como la aceptación o rechazo de la factura y el momento en que se realizó el pago completo o parcial, dentro de un plazo máximo de cuatro días, ya sea a sus proveedores o a la AT si utilizan el software de Hacienda.
¿Cómo cumplir con la nueva Ley?
Para cumplir con la Ley, a partir de la fecha de entrada de su obligatoriedad todas las facturas se deben emitir en formato electrónico, generadas con el programa de facturación de la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) o con un software de facturación electrónica.
Las facturas electrónicas deben incluir un código identificativo alfanumérico y un código QR, deben contener la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU», cumplir los requisitos exigidos y facilitar a los clientes el acceso digital a la factura (que debe estar disponible durante al menos 4 años).
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